Satınalmacı İçin Şirketim Paneli


Alıcının b2btender platformundaki şirket yapılandırması burada yapılır. Platformun etkin kullanımı için bu yapılandırmanın doğru yapılması önemlidir. Bu modüle satınalmacılar arasından atanacak “Sistem Yöneticisi”nin giriş yapmasını öneriyoruz.

Şirket Bilgileri

  • “Şirket Bilgileri” kısmında, şirketinizin ticaret siciline kayıtlı ismi, kısaltılmış adı, fatura ve standart teslimat adresi (birden fazla noktaya teslimat gereken durumlarda, sipariş formunda farklı adresler tanımlanabilmektedir), iletişim bilgileri ve şirketin ana para birimi tanımlanır.
  • b2btender platformunda TL, USD, EUR, CHF, GBP, SAR, RUB, AZN, AED para birimlerini aynı anda kullanabilirsiniz. Örneğin; aynı sipariş formunda USD cinsinden bilgisayar ile TL cinsinden yazıcı sipariş edebilir, toplamı şirketin tanımlananana para birimi üzerinden raporlandırabilirsiniz. Farklı para birimleri içeren bir talep formu onay mekanizmasında ana para birimi cinsinden toplamına göre işlem görür.

Kullanıcılar

  • b2btender platformunda işlem yapacak kullanıcıların ilk olarak, “Kullanıcılar” modülünde, Sistem Yöneticisi tarafından kayıt edilmesi gerekecektir. Burada kullanıcının platformdaki yetki seviyesi, kullanıcı rolü ve sorumlu olduğu varsa alt şirketler belirlenir. Kullanıcı ile ilgili değişiklikler burada yapılacaktır.
  • Bir kullanıcının şirketten ayrılması durumunda eğer herhangi bir maliyet ya da proje merkezinde onay yetkisi yoksa sistem kullanıcısı tarafından doğrudan silinebilir.
  • Onay yetkisine sahip kullanıcının platformdan silinebilmesi için yerine başka bir kullanıcının atanması gerekecektir.
  • Sistem Yöneticisinin, ayrılan kullanıcının yerine atanacak ismi girmesi yeterlidir, platformumuz yeni kullanıcıyı tüm onay mekanizmalarına otomatik olarak yerleştirecektir.

Alt Şirketler

  • b2btender’ın en baskın avantajlarından biri de, çok şubeli ya da birden fazla lokasyonda faaliyet gösteren otel zincirleri, hastaneler, bankalar, grup şirketleri, holdingler gibi alt şirketleri olan kurumların satınalımlarını merkezden yönetmelerine imkan sağlayacak şekilde tasarlanmış olmasıdır.
  • Alt şirketlerin satınalım talepleri merkezde konsolide edilerek alımlarda ölçek ekonomisinden faydalanılabilir, satınalma iş gücünün verimi yükseltilebilir, şirketlerin satınalma raporları tek tek ya da topluca raporlandırılabilir.

Maliyet Merkezleri

  • Şirketinizde müşterinize doğrudan yansıtamadığınız genel giderlerinizi bu merkezlerde takip edebilirsiniz.
  • Bir departman için büyüklüğüne göre birden fazla maliyet merkezi tanımlanabilir, ancak her çalışan sadece bir maliyet merkezine ait olabilir. Yani çalışan, bir cep telefonu ya da bilgisayar talep ettiğinde bunu ancak ait olduğu maliyet merkezi üzerinden yapabilir.
  • Alt maliyet merkezleri yaratılabilir. Böylelikle genel giderler en alttan en yukarıya kayıt altına alınabilir. Örneğin; şirketinizin herhangi bir dönem içinde toplam kırtasiye harcamasını görebileceğiniz gibi bu toplamın her bir departman bazında dağılımına da ulaşabilirsiniz.
  • Her bir maliyet merkezi için bir onay süreci tanımlamanız şarttır. Süreçten kastımız kim veya kimlerin hangi tutarlarda alımları onaylayacağıdır. Maliyet merkezinden yapılacak bir satınalımı onaylayacak yetkili veya yetkililerin o maliyet merkezinde idari bir sorumluluğu olması tercih edilmelidir.
  • Onay yetkilisi veya yetkililerinin bu tanımlamalarını, şirketinizin yönetim ilkeleri doğrultusunda yapabilirsiniz. Dilerseniz aynı ilkeleri tüm maliyet merkezlerine uygulayabileceğiniz gibi maliyet merkezi bazında özel uygulamalar da yapabilirsiniz. Örneğin; şirketiniz tutarı ne olursa olsun her satınalma talebinin iki onaydan geçmesini kural olarak benimsemiş ise her maliyet merkezinde iki onay yetkilisi tanımlayabilirsiniz. Dilerseniz de talep tutarına göre onay mekanizması tanımlayabilirsiniz. Örneğin; 100$’a kadar bir kişi, 500$’a kadar ikinci, 501$ ve üstü üçüncü bir onay gibi.
  • Onay sürecinde, onay yetkisine sahip kullanıcılar gelen satınalma talebini reddedebilir ya da geri gönderebilir.
  • Onay süreci tamamlandığında, satınalma talebi platform tarafından satınalma kategorisinden sorumlu satınalmacıya otomatik olarak gönderilir.

Proje Merkezleri

  • Sadece tek bir müşterinizde ya da projenizde kullanacağınız, maliyetlerini doğrudan ve birebir müşterinize yansıtabildiğiniz giderlerinizi bu merkezlerde takip edebilirsiniz.
  • Projenin büyüklüğüne göre bir proje merkezine bağlı alt merkezlerde oluşturabilirsiniz.
  • Herhangi bir kullanıcı herhangi bir proje merkezini kullanarak satınalma talebi yaratabilir. Örneğin; şirket bünyesindeki tüm müşterilere destek veren lojistik bölümünden bir kullanıcı bir proje için nakliye satın alım talebinde bulunabilir. Ancak onay yetkisi sadece o projenin maliyetlerinden sorumlu kullanıcı ya da kullanıcılarda (Mesela: Proje Müdürü veya Proje Kontrolörü veya her ikisi) olmalıdır.
  • Onay sürecindeki onaylamaya yetkili sayısı ve onay limitleri projenin büyüklüğüne, önemine ve şirketin yönetim ilkelerine göre her bir proje merkezi için ayrı ayrı tanımlanmalıdır.
  • Onay sürecinde, onay yetkisine sahip kullanıcılar gelen satınalma talebini reddedebilir ya da geri gönderebilir.
  • Onay süreci tamamlandığında satınalma talebi, platform tarafından satınalma kategorisinden sorumlu satınalmacıya otomatik olarak gönderilir.

Tedarikçiler

  • Satınalma yapacağınız tedarikçinizin platforma kayıt olması ve size sağladığı ürün ve hizmetleri önceden platformda tanımlamış olması gerekir.
  • Platform üzerinden davet ettiğiniz tedarikçileriniz, kayıt yaptırana kadar “davet ettikleriniz” bölümünde görünür.
  • Kayıt işlemini tamamlamış tedarikçilerinizi, “tedarikçilerim” kısmında listeleyebilirsiniz.
  • Tedarikçilerinize platform üzerinden davet gönderebilirsiniz.
  • Bir tedarikçinin b2btender platformuna katılabilmesi için mutlaka bir alıcı firma tarafından davet edilmiş olması ya da b2btender tarafından belirlenmiş akredite bir denetim firması tarafından yeterli bulunarak premium tedarikçi sıfatı alması şarttır.
  • Alıcı firma davetiyesiyle platforma katılan tedarikçiler sadece davet aldıkları alıcı tarafından görülebilirken, denetimden geçmiş tedarikçilerin ürün ve hizmet katalogları platformda kayıtlı tüm alıcı firmalar tarafından görülebilir.

Satınalma Kategorileri

  • Satınalması yapılan mal ve hizmetler burada gruplandırılabilir. Örneğin; “temizlik malzemeleri”, “kırtasiye”, “güvenlik hizmetleri”, “IT ürün ve hizmetleri”, “elektronik baskı devre kartı”, “montaj malzemeleri” vs gibi satınalma kategorileri yaratılabilir, her biri için farklı satınalmacı atanabilir.
  • Bu kategorilerde yaratılan satınalma talepleri onaylardan geçtikten sonra otomatik olarak ilgili satınalmacıya gider.
  • Alıcı firma, her bir kategoride yapılan satın alımların istatistiklerini raporlandırabilir. Örneğin; şirket ya da departman bazında ay veya yıl içinde “kırtasiye” satın alımına yapılan harcamaların tutarı ve/veya yüzdesi raporlandırılabilir.

Çalışılan Firmayı Değiştir

b2btender platformundan çıkmadan alt şirketler arasında geçiş yaparak işlem yapılabilir. Örneğin; bir satınalmacı aynı gruba bağlı birden fazla şirkete satınalma desteği veriyorsa, alt şirketlerin satınalma işlemlerini sistemden çıkmadan, destek verdiği farklı şirketler için işlem gerçekleştirebilir.

Döviz Kurları

  • b2btender platformunda farklı para birimlerinde (TL, USD, EUR, CHF, GBP, SAR, RUB, AZN, AED) ürün ve hizmet satınalmaları aynı anda yapılabilir.
  • Ancak satınalma taleplerinin şirket içi onay mekanizmasında ya da raporlandırmalarda farklı para birimlerinin, şirketin ana para birimine çevrimi gerekecektir. Bunun için b2btender platformu Merkez Bankası’nın günlük kurlarını otomatik olarak güncellemektedir.
  • Merkez Bankası’nın döviz kurlarını kullanmak istemeyen şirketler ise kendi döviz kurlarını tanımlayabilmektedir.